例えば、医療法人であれば、社員総会や理事会、評議員会の議事録は主たる事務所にて保管する必要があります。

このことは、株式会社やＮＰＯ法人、宗教法人も同様で、すべての法人運営の記録は定められた方式の範囲内で保管しておく必要があります。

 

ところが、”議事録”を登記申請のため、とか、届出のために作成していると思われている方（けっこう税理士さんに多いです）は、議事録に何を記載すべきかをきちんと理解している方が少ないのが現状です。

医療法人の事務担当者であれば仕方ないかもしれませんが、医療法人手続きの顧問と称するならば、当然に知っておくべきことと思いますがね・・・

 

まあ、それはさておき、

本題ですが、

では、議事録に記載すべき事項は何か、

 

厚生労働省発行の「医療法人運営管理指導要綱」では、会議の記録について、

以下のように規定しています。

 

議事録記載事項は次のとおり

１．開催年月日及び開催時刻

２．開催場所

３．出席者氏名（定数）

４．議案

５．議案に関する発言内容

６．議案に関する表決結果

７．議事録署名人の署名、署名年月日

 

どうでしょうか、みなさんの法人の議事録の記載は問題ないですか？

 

今やインターネットで検索すれば、各種議事録のひな型なんて簡単に手に入ります。

でも、その議事録の形式が正確なものか、の判断は自分でしなければなりません。

上記の１〜７の記載事項をみても、

３の出席者とは誰のことを言うのか、とか、きちんと整理できていますか？！

 

議事録は自分たち法人の記録のために作るのであって、

それを登記や届出に使用するだけ。

 

議事録って意外に奥が深く、馬鹿にできないのが面白いところです！