株主総会や社員総会、理事会などの議事録。
各種法人において作成が義務付けられているわけですが、その記載内容は別に法定された事項に限ったものではないのかなあと、最近強く思っています。
申請や届出など、何らかの手続きのために行政に提出する書類として作成されている部分はもちろん大きいことですが、本来、単なる伝達事項であったり、近況報告であったり、そういうものも当然あるわけで・・・
議事録の話とは別になりますが、
遺言書だって、本来は法定事項に限ったことではないわけで。
単なる”気持ち”を書き残すことも全く問題ないわけです。
むしろ、その方が自然なのではないでしょうか
私は仕事柄、”議事録”となると、必要のある事項をクローズアップして作成することになりますが、そうすると、そこに至る経緯や法人が意図した内容（言うなれば法人の気持ちみたいなもの）はどうしても影を潜めてしまいます。
でも、そういう部分を記載しないと全体として唐突な内容になったりして、かえって意図した通りに行政側に伝わらないこともあったりして・・・
「議事録」という紙っぺらになると、受け取る側（読み手）で素直に読むのか、勘ぐるのかで結果がかなり変わってしまうのも事実。まして、それが行政担当となると、反応も様々。
なかなか難しい問題なんですよね〜
同時並行でいろいろな法人の議事録を作成するときには、その法人の気持ちになって自分の気持ちをシンクロさせてから作業に入るようにしています。
少しでも伝わりやすいものとなれば、という思いで。
番外編ではありますが・・・
平成２８年９月施行の改正医療法により、理事長と医療法人との競業及び利益相反取引を行う場合の都道府県による認可手続き「特別代理人の選任申請」が廃止されました。
これを受けて、今後は、医療法人の理事会において手続きをすることとなり、都道府県に対しても『理事会議事録』を提出することとなります。
